Realizar promoções é uma ótima escolha para muitas empresas. Mas, muitas vezes, existe uma preocupação grande com as questões de marketing, design e execução, ofuscando uma das etapas mais importantes de uma promoção: a logística promocional.
Por consistir em um processo interno, feito por detrás das cortinas, a logística acaba não recebendo tanta atenção quanto deveria. Quer saber o porquê da importância dessa etapa para o sucesso de uma promoção? Então, confira agora no nosso post!
O que é a logística promocional
A logística promocional nada mais é do que uma subárea da logística, voltada para o desenvolvimento de soluções de ações de merchandising e trade marketing. Ao mesmo tempo em que o setor de marketing promocional tem como objetivo atingir o fortalecimento da marca por meio do acréscimo das vendas e da fidelização dos clientes, a logística promocional busca fornecer todo o material necessário para as ações promocionais.
Mesmo que os processos relativos à logística promocional ocorram ocasionalmente, ou seja, apenas em períodos de ações de marketing promocionais, é essencial entender a importância da existência de um setor como esse. Afinal de contas, grandes empresas realizam ações promocionais recorrentemente, demandando uma logística especial para esses momentos.
As etapas da logística promocional
Os processos de criação das etapas de marketing e comunicação precisam sempre estar de acordo com os valores da marca, tanto na ação promocional quanto nas embalagens e materiais utilizados. Por isso, cada uma das etapas da logística promocional também precisa estar de acordo com esse pensamento, mantendo a unidade do projeto.
Assim, é possível dividir os processos da logística promocional em 7 etapas. São elas:
1. Planejamento logístico
Qualquer ação empresarial vai sempre começar pela etapa de planejamento. Assim, a melhor maneira de desenvolver um processo logístico promocional é pensar nas etapas em ordem reversa.
Isso significa elaborar um cronograma de acordo com a demanda do cliente, encaixando e definindo prazos que consigam atender às necessidades da ação promocional. Como o atendimento aos prazos constitui uma das etapas mais importantes da logística, é preciso encaixar todos os outros passos do processo de maneira que essas obrigações sejam cumpridas.
Assim, o planejamento deve incluir a elaboração de ações em todas as outras etapas, constituídas pelos passos de armazenamento, manuseio, embalagens e pacotes, ICMS, envio e etiquetagem. Abaixo, detalhamos cada um desses processos, que podem ser executados tanto pela agência responsável pela promoção quanto pela empresa de logística que vai executar as ações.
2. Armazenamento
O armazenamento dos produtos e kits promocionais deve ser pensado com muito cuidado, para que não comprometa o estoque da empresa ou mesmo o espaço físico da agência. Por isso, é preciso coordenar e controlar as entregas de fornecedores com os despachos de pacotes para clientes e pontos de venda, fazendo com que os produtos fiquem armazenados pelo menor tempo possível.
Para isso, é essencial ter um controle dos prazos de cada destinatário, antecipando até mesmo as entregas dos fornecedores. Dessa maneira, fica fácil programar a distribuição dos pacotes, de modo que as encomendas atendam ao prazo sem comprometer o estoque.
3. Manuseio
A etapa de manuseio dos kits e brindes — que também pode ser chamada de montagem — é um passo que pode significar uma redução nos custos, mas, ao mesmo tempo, demandar a contratação de mão de obra.
A economia viria no caso do fornecimento de itens separados, de modo que a montagem dos kits promocionais ficaria a cargo de empresa terceirizada. Se por um lado, isso representa uma redução nos custos iniciais, por outro, pode gerar também a demanda por mão de obra temporária, para a realização da montagem dos kits. Cabe à empresa avaliar de que maneira economizará mais.
4. Embalagens e Pacotes
Com relação ao empacotamento dos itens, é sempre interessante reunir na mesma caixa os kits que terão o mesmo destino. Assim, o manuseio dos pacotes é facilitado, reduzindo o volume de caixas e possibilitando um melhor transporte.
Já as embalagens precisam de uma atenção ainda mais especial. Além de estarem de acordo com a visão e missão da empresa, precisam se enquadrar nas definições específicas da ação promocional. Acima de tudo, é essencial que as embalagens sejam funcionais, protegendo o produto, mas também sendo atraentes o suficiente para encantar e fidelizar os clientes.
No empacotamento para transporte, a proteção é ainda mais eficiente se os espaços vazios forem preenchidos nas grandes caixas de agrupamento de produtos. Plástico-bolha, almofadas de ar, isopor e papel picado são algumas das opções para ajudar a manter os produtos intactos.
5. ICMS
Quando falamos de transporte de cargas e mercadorias, é preciso ter uma atenção especial com a parte burocrática. O envio de produtos comerciais tem como obrigatoriedade a emissão de uma nota de simples remessa. Apesar de não existir esse tipo de necessidade para brindes e materiais de merchandising e pontos de venda (PDV), é aconselhável emitir a nota mesmo assim, para evitar quaisquer problemas com a fiscalização.
Isso acontece porque o ICMS (imposto interestadual sobre o transporte de mercadorias) é cobrado em um sistema semelhante ao das alfândegas, pela Secretaria da Fazenda. Como a Polícia Federal faz a fiscalização desse tipo de transporte, existe a exigência da nota dos produtos, podendo retê-los em caso de não apresentação, o que comprometeria todo o prazo da logística.
Lembre-se sempre de emitir — e pagar — a nota antes de despachar os produtos, evitando assim qualquer tipo de problema com a receita federal.
6. Envio
Ao falarmos de logística, é inadmissível não citarmos a necessidade de uma transportadora de confiança. Primeiramente, escolha uma empresa com experiência para lidar com a liberação de mercadorias retidas na Secretaria da Fazenda. Assim, você evita quaisquer tipos de empecilhos burocráticos.
Isso porque empresas de logística que possuem malha de entregas interestadual geralmente têm know-how com esse tipo de entrave. Ou seja, você contará com um serviço de qualidade que saberá resolver contratempos sem necessariamente precisar buscar uma solução com sua empresa.
7. Etiquetagem
O momento da etiquetagem dos produtos e kits também demanda muito planejamento e atenção. Ao despachar várias encomendas para uma mesma empresa, por exemplo, mas com destinatários diferentes, é essencial endereçar cada uma à pessoa responsável.
Imagine uma grande entrega de kits promocionais personalizados para uma empresa, em que cada funcionário receberá uma unidade. Se a etiquetagem for feita de maneira errada e o campo do destinatário for preenchido apenas com os dados da empresa, isso implicará uma frustração quando deveria haver um sentimento completamente oposto.
Além de significar eficiência na logística, a etiquetagem feita individualmente demonstra cuidado e atenção, além da economia de evitar devoluções de pacotes ao remetente por destinatário incorreto.
Organização na logística promocional
Assim como qualquer tipo de estratégia de logística, a logística promocional demanda muita organização e planejamento para que seja bem-sucedida. Geralmente, as ações promocionais ocorrem por um período de tempo pré-determinado, uma vez que se tratam de estratégias pontuais e, muitas vezes, sazonais.
Dessa maneira, um planejamento logístico bem elaborado e organizado evita quaisquer tipos de atrasos que, porventura, possam vir a atrapalhar todo o desenvolvimento da campanha de marketing. Dito isso, é essencial existir e cultivar um espírito colaborativo entre os diferentes setores, desde o de comunicação, responsável pela elaboração das campanhas, até o logístico, que vai executar o planejamento.
Quando pensamos na realidade brasileira, a simbiose entre os setores da agência/empresa se faz ainda mais necessária, uma vez que é preciso considerar a situação do sistema de transportes do país. Com uma malha primordialmente rodoviária, o Brasil possui muitas estradas em más condições, que podem atrapalhar os prazos de entrega, principalmente em períodos de chuva.
Dessa maneira, para atingir um aproveitamento satisfatório na execução da logística promocional de ações de marketing, é preciso levar em consideração um planejamento adequado, capaz de se antecipar às mais variadas adversidades. Pensar em aspectos como o tamanho das embalagens e pacotes, por exemplo, pode ser o diferencial necessário para acomodar mais produtos em uma única entrega, economizando tempo e espaço.
Terceirizando a logística promocional
Como você deve ter percebido, o processo de logística promocional é bastante complexo, demandando um grande esforço das empresas que necessitam desse tipo de serviço. Por isso, cada vez mais organizações buscam terceirizar a logística promocional, deixando todo o processo nas mãos de uma empresa responsável única e exclusivamente por esse tipo de atividade.
Dependendo da situação e das necessidades de cada empresa, terceirizar o setor de logística pode sim ser interessante. Para descobrir isso, é preciso fazer um levantamento e uma análise interna, levando em consideração os seguintes pontos:
- a verba disponível para logística é limitada?
- sua empresa pensa em reduzir seus custos com logística?
- a empresa possui estrutura suficiente para resolver todas as demandas legais, burocráticas e trabalhistas de um setor próprio de logística?
- sua empresa prefere trabalhar com custos fixos ou variáveis nas demandas de logística?
Essas são apenas algumas perguntas, necessárias para se entender como funciona o processo de logística interna e se há vantagens na contratação de uma empresa terceirizada. Abaixo, listamos alguns desses benefícios:
- menor investimento inicial: não há necessidade de criar um novo setor para sua empresa;
- redução dos custos e maior controle financeiro: os custos de manutenção de todo um setor não existem na logística terceirizada;
- custos de acordo com a demanda: a variação dos custos ocorre de acordo com a necessidade de uso do serviço, podendo haver economia em épocas de menor movimentação;
- menor burocracia: uma logística terceirizada não demanda gastos com contratações de funcionários, custos trabalhistas e de manutenção;
- experiência: ao escolher terceirizar a logística promocional, você contará com o know-how de uma empresa que trabalha exclusivamente com isso, conhecendo os percalços e os atalhos de todo o processo de logística;
- qualidade: ao escolher o parceiro ideal para sua empresa, você terá a certeza que o trabalho de logística está sendo bem efetuado. Caso contrário, sempre poderá trocar de fornecedor;
- foco no que interessa: a logística promocional pode dar muito trabalho caso seja feita internamente, tirando o foco e os investimentos dos principais objetivos da empresa. Ao terceirizar o serviço, por outro lado, você poderá investir seu tempo e dinheiro na atividade principal do seu negócio.
Observando essas vantagens, fica claro que para a maioria das empresas a opção de contratar um serviço de logística promocional terceirizada é a melhor escolha. De modo geral, apenas aquelas instituições com capital suficiente para fazer um investimento considerável — tanto na implantação quanto na manutenção — em um setor de logística interno podem abrir mão da terceirização.
E isso é ainda mais verdadeiro quando pensamos na situação desse tipo de serviço no Brasil, que demanda muita experiência e jogo de cintura para lidar com as adversidades e processos burocráticos, que costumam impedir a fluência da logística.
Se sua empresa não possui recursos ou não pretende gastá-los na árdua tarefa de criar do zero todo um setor de logística, a melhor escolha é fazer a melhor escolha entre as várias opções de serviços existentes no país.
Trabalhar com logística no Brasil requer muita organização e consciência da necessidade de cumprir prazos à risca. Muitas vezes, é preciso contar com empresas especializadas nesse tipo de serviço para não colocar toda uma ação promocional em risco.
Feita internamente ou externamente, para funcionar corretamente, a logística promocional precisa que exista uma simbiose perfeita entre cada um dos setores envolvidos no processo. Por isso, ao desenvolver seu setor logístico ou contratar uma empresa terceirizada, lembre-se sempre de priorizar o bom entendimento entre os profissionais envolvidos e o comprometimento em atender aos prazos com excelência.
Você utiliza na sua empresa alguma das estratégias citadas neste post? Possui um setor de logística interno ou terceiriza esse tipo de serviço? A utilização de kits promocionais — e toda a logística promocional envolvida nesse tipo de ação de marketing — pode ser extremamente benéfica para os meios de divulgação da marca do seu negócio.
Porém, é necessário saber como fazê-lo, mantendo a organização e a eficiência. Quer aprender mais a respeito? Siga conosco e entenda por que contratar parceiros para embalagem e manuseio de kits promocionais. Não deixe de conferir!
